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浅谈施工企业货物招标采购流程及其评标

2021-12-09 来源:《招标采购管理》2013年第1期


    作者:中国水利水电第十六工程局有限公司 罗金星 张敏娟

一、一般施工企业采购流程

施工企业采购同政府采购一样,也必须通过竞争性程序和准竞争性程序,但由于施工企业的特殊性,它又不同于政府采购,在程序上比依法必须招标的项目更为简化,基本没有委托招标代理机构进行采购,而是自行组织招投标,且大多采用邀请招投标模式进行采购。

具体做法:一般根据本企业情况制定出台《设备物资采购管理办法》,规范采购行为。

采购程序:采购实施前货物所需单位组织施工方案、施工设备配置方案的论证,经论证后所需单位编制采购计划、填写“购置申请表”→按有关规定报批→采购小组审查供方投标资格→准备招标文件→向合格供方发出邀请→供方投标报价→检查标书是否密封完好、开标、阅读标书、书面答疑或当面澄清→评标并提出评标意见→采购工作领导小组决标→商签合同。

二、供应商投标资格审查与确定供应商名单

原则上,凡是收到投标邀请的供货人均可投标。

投标人不得直接或间接地与招标人为采购本次招标的货物进行设计、编制规范和其他文件所委托的咨询公司或其附属机构有任何关联。只有在法律上和财务上独立、合法运作并独立于招标人和招标代理机构的供货人才能参加投标。如果投标人按照合同提供的货物不是投标人自己制造的,投标人应得到货物制造商同意其在本次投标中提供该货物的正式授权书。

应对供应商在供货资格、产品质量、生产能力、供货时间、售后服务、资信以及企业财务状况等进行资格审查。每次邀请的合格投标人数量应不少于三个。

三、技术要求

1.常规的设备、物资采购要求

一般要组织相关人员对提出的设备清单进行详细讨论,考虑到施工设备各厂家型号的单一性,一般设备采购时不宜对设备型号等明确规定,不能有排他性和歧视性指标、条款出现。讨论后一般仅确定此次招标采购设备、物资的规格、数量,而不能有针对性的型号。

2.含设计方案的设备、物资采购要求

含设计方案的设备、物资及系统采购,应当考虑其特殊性。如砂石、拌和两大系统的设备、物资,其技术要求提得是否正确和合理,往往会涉及系统能否按计划正常实施和达到预期目标。由于水电施工工地一般仅布设一套砂石系统和拌和系统,且建设、调试时间短,一般特大型500t/h的砂石系统和特大型300m3/h的拌和系统只有6~8个月时间,系统投产后生产强度较大,一般一年中有7个月时间需要连续30天,每天20小时运转,因此技术要求是否正确和合理,关系重大。技术要求主要包括项目总体规划、技术参数、实现目标、使用环境以及与原系统、原设备的接口关系等。必要时,应组织潜在投标人进行现场踏勘和招标文件的澄清、答疑会。 

四、组建评标委员会

企业邀请招投标不同于政府采购和法定必须招标的项目,有专家库可随机抽取组建评标委员会,但像水利电力系统大型施工企业,均有一些自己的、富有经验的各专业专家,因此,很多施工企业把这些专业人才分别聘为专业总工、专业副总工、专业委员、候补委员等,并纳入评标专家管理范畴。

评标委员会成员一般由设备管理部、财务部、纪检监察部、审计部、设备使用单位代表、设计研究所相关设计人员、特聘专业总工、委员等符合相关法律法规要求的专家组成。评标委员会可以从本企业专家中选取或抽取。

五、评标

从开标之日起至授予合同期间,投标人不得就与其投标有关的事项私下与招标代理机构、招标人和评标委员会接触。

评标由评标委员会进行,评标的基本内容是:评标委员会将对各投标人的设备性能、售后服务和投标报价等按照性价比最优的原则进行综合评价后,择优确定中标单位。

1. 评标前的准备

评标前期需要做好相关准备工作,即:评标首先要按设备分类进行,即同类设备统一评审;评标前必须由纪检人员确认投标文件是密封的,未经打开过的才能开标;评标前,必须审核证明投标人合格和资格的文件,只有确定投标人为合格的投标人时,才对其投标书进行评定;评标前必须认真阅读投标文件,看投标文件对招标文件是否进行了明确的、实质性的响应,凡实质上没有响应招标文件的标书,一律不予评定;评标时对所评投标文件所有诸如技术性能、配置、报价、附加条件等可能存在的疑点、异议都应按招标方的理解进行处理。

2.评标

评标因素一般包括供应商的投标报价、技术、交货期及安装调试周期、服务等。在水电施工中,设备、物资的技术性能能否满足要求,工期能否满足要求是最为重要的。施工工期的滞后会给工程项目带来很大的经济损失,一般远远大于设备、物资的差价。

评标原则是评标工作的指导思想,必须体现采购招标公正性和透明化的要求。

首先,应依据“公平、公正、科学择优”的原则对待所有的投标人,杜绝“人情采购、红包开路”的腐败行为。

其次,明确评标委员会的工作职责,评标委员会要审查投标文件所有条款是否符合招标文件的要求,站在招标人的立场上,从要约的视角审查是否能够最大限度地满足采购需求,并最终签署评审意见。

第三,依据招标文件要求,确定入选中标人的名额。

(1)初评

对投标文件进行初步审查,对不符合招标文件中规定资格要求的投标人以及与招标文件有重大偏差的投标人按废标处理。废标的原因应在评标报告中详细说明。

在招标文件中与初评阶段对投标有效期的规定与评价是非常重要的,特别是对于价格变化较快的钢筋等材料的采购,一般投标应在开标日后的90个日历日内保持有效。投标有效期不足的投标将被视为非实质性响应,并予以拒绝。特殊情况下,在原投标有效期截止之前,招标机构可要求投标人延长投标有效期,这种要求与答复均应以书面形式提交。投标人可拒绝招标人的这种要求,而同意延长投标有效期的投标人将不会被要求和允许修正其投标文件中已作响应的实质性条件。

(2)投标文件的澄清

评标时,一旦发现投标文件中存在不明确的内容和与招标文件的细微偏差,应进行澄清和确认。投标人应在规定的时间内以书面形式提供澄清材料和确认函,并作为投标文件的组成部分。在评标期间,评标委员会可要求投标人对其投标文件进行澄清,但不得寻求、提供或允许对投标价格等实质性内容做任何更改。有关澄清的要求和答复均应以书面形式提交。

(3)详评

根据投标文件、澄清文件的结果,由评标委员会对所有通过初评的投标人进行详细评审,并由各位评标专家分别进行打分,评审计分原则为:

评标采用百分制综合评估法。报价、商务部分、技术部分满分为100分,其中报价得分的权重一般不得低于60%(技术条件复杂并含设计方案的采购项目除外);商务得分的权重为10%左右;技术得分的权重为30%~40%。

a.确定评标基准价与报价打分

一般可事先确定评标基准价,或采取各投标商评标价的平均值下浮百分之几作为评标基准价,或者采用最低报价作为基准价。需要注意的是,高于评标基准价或低于评标基准价比较大,常得分很低,可事先商定最低得分。

b.其他商务条款评价与打分

对投标文件格式的响应性和完整性,对交货期的响应,对付款条件的响应,对罚则及延期交货违约责任的响应,以及对资质、业绩、售后服务等评标项进行分项打分。评标项目的确定与分数权重在制订评标细则时是最为关键的工作。

c.技术条款的评价与打分

可对设备整机性能,技术的先进性,设备自身配置的合理性、适宜性/适用性(投标人对本项目提供的设备性能、配件消耗和技术服务是否充分考虑了当地高温恶劣气候的影响),备品备件清单的必要性、合理性以及电脑节能诊断、随机资料、品牌、节能专利等进行评价、对比并打分。

投标人最终得分=报价得分+商务得分+技术得分。

(4)综合评议

评标委员会根据对各投标人的得分进行汇总排序,编写评标报告,推荐首选中标供应商和备选中标供应商。

(5)评标结果报采购工作领导小组最终审定。

(6)由采购合同谈判小组按照最终审定的排名顺序开始合同谈判并签订合同,原则上选择首选中标供应商。

六、实施集中招标投标的优点

(1)《招标投标法》使得买方处于较为主动的地位,其采购意图往往能够得到充分地表现。

(2)买方可以得到质量可靠、技术先进、实用的设备,并同时得到合适的、优惠的供货价格。

(3)买方可以从众多的卖方中选择资信最好、实力最强、信誉最佳的卖方,最大限度地降低因卖方原因而带来的采购风险,确保买卖合同的顺利执行。

(4)买方可以得到优良的售后技术服务、备品备件的优惠供应及可靠的索赔保证。由于招标文件和合同都对上述内容有明确的规定,能有效减少买卖双方的后期矛盾。

(5)买方能最大限度地杜绝采购过程中的钱权交易、损公肥私等腐败现象。

(6)有利于培养一支廉洁、高效的采购队伍。

七、结语

水电施工企业采用招投标采购设备、物资,一方面采购到了安全可靠、经济适用的物品,另一方面也节省了购置成本。但我国的招投标起步不是太早,各种情况较为复杂,评标的方法也比较多样化,要精细化做好招标采购工作,一些问题还有待进一步探索和解决:

(1)性价比如何确定?有几个评审指标?评定指标如何量化? 

(2)供应商是否都具有代表性?

(3)供应商的品牌、产品的可靠性如何在评审中充分考虑,并用量化指标可操作地评定?

(4)通过何种渠道可以了解所购设备真实的市场价,以规避围标、串标?

(5)如何规避企业内部人员把评标情况泄露给各供应商?等等。






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