采购前期市场询价与管理

作者：中国石油冀东油田公司供应处价格中心,张峰杰

编者按：在企业采购中，如何实现采购物资物美价廉，如何在市场询价时做到有的放矢，是每一个采购工作者的工作职责和价值体现。通过核实采购计划、收集市场信息、筛选潜在供应商等方式为询价做好铺垫；通过比价，正确、科学地估算低价，做到“心中有数”，采购中“游刃有余”，既提高采购效率、保证质量，又能节省资金。可见，采购前期市场询价与管理对于采购的顺利进行至关重要。

现代经济活动中，除政府价格管制商品外，商品价格都是在市场需求和供给相互作用、共同影响下决定的，作为采购人员首先要了解影响采购价格的主要因素，明白不同采购价格的含义才能在市场询价时做到有的放矢，准确获取市场信息；其次还要学会处理市场信息，通过对比、分析、测算制定出合理的采购底价，在保障物资供应的同时降低企业采购成本。

一、影响采购价格的因素

1.生产成本。成本是影响物资价格最根本也是最直接的因素，销售价格扣除成本即是生产商赚取的利润，在销售价格不变的前提下，实现利润最大化就必须保证成本最小化。同理，为了维持利润不变，在成本增长的同时就必须提高销售价格，所以说生产成本的变化会直接影响到销售价格。

2.规格型号。物资的规格型号描述的越详细说明对于此项物资的采购要求越明确。详细的描述通常涵盖物资的材质、用途、参数等信息，这些信息一方面有助于我们准确采购所需物资，另一方面也有助于供应商及时、准确的报价。

3.质量标准。任何产品都有质量标准，不管是国家标准、行业标准还是企业标准，生产企业都必须严格执行才能生产出合格的产品，高标准对应着高品质的产品，低标准对应着低品质的产品。所以，同一件产品执行的质量标准不同，对应的价格也就不同，也就是人们常说的“一分钱一分货”。

4.采购数量。当采购数量较大时，为了实现薄利多销或者摊低销售成本，供应商往往愿意出让部分利润、降低售价来促成销售。目前，一些大型企业实行的年度代储集中采购和季度、月度集中报计划采购等措施就是为了在采购时形成批量，以便在采购时能够向供应商争取更多让利，从而降低物资的采购价格。

5.市场供求关系。当采购物资属于紧俏商品时，供应商占据市场主动地位，对于产品定价有更多的话语权；当采购物资属于普通商品，市场供应充裕，采购方则对于物资定价具有更大的话语权。除此之外，某些产品的生产、销售存在着规律变化，掌握市场需求的淡旺季，找到并抓住这种规律变化可以更好地把握采购时机，以相对低廉的价格买到所需产品。例如，在北方地区进入冬季以后，由于气候的原因不适宜施工，建材的销售就转而进入了淡季，市场价格处于相对较低的水平，而正好下一年有开工建设的项目需求计划，此时提前采购囤积建材将是个很好的时机，大批量的采购在此时能够争取到更多的折扣，从而为企业的生产建设大大降低成本。

6.交货、付款条件。交货及付款条件也是影响物资采购价格的一个很重要因素，没有经验的采购人员在谈及采购价格时往往会忽略到这个重要条件。交货条件包括交货时间、交货地点、运输方式等。日常采购中的急用料物资，交货期往往很短，如果市场上没有现货，生产企业就必须加班加点地生产，这就造成了企业生产成本上升，为了转移这部分成本就必须提高售价，所以急用料物资往往采购价格比较高。交货时如果由采购方自行承运，供应商则会相应地降低价格，反之，由供应商承运，采购价格必然包含运费。为了降低自身资金占用成本，供应商更青睐于现金支付。采购时供应商通常都会要求预付一定比例的货款作为定金，但采购方为了降低自身的风险往往不愿意提前支付货款，为了尽早或更多地获得现金支付，供应商通常愿意适当降低售价来作为交换条件。

二、采购价格种类

采购价格是在采购过程中，采购方与供应商就某种所需产品或者服务所确定的交易价格。在实际采购过程中，根据交易条件的不同，采购价格也有很多类型，下面列举几种常见的采购价格类型：

1.送达价。送达价是指供应商的报价当中包含负责将商品送达采购方指定的地点或者仓库时，期间发生的所有费用都由供应商来承担。

2.出厂价。出厂价是指供应商的报价不包括运输费用，而由采购方自行承担运输责任。此种情况通常是采购方自身具备运输工具和运输能力或由于供应商报价中运费比例过高。

3.现金提货价。现金提货是指采购方以现金或相等的方式支付货款，即“一手交钱一手交货”。现金提货的方式，供应商免除了在交易过程中的风险，而采购方则通常可以享受到一定的现金折扣。

4.含税价、不含税价。通常供应商在报价时都会注明是含税价或不含税价，它们之间的换算公式是：含税价=不含税价×（1+税率）。如果在实际询价过程中供应商没有注明报价是否含税则一定要核实，同时明确税率是多少。

三、询价前的准备工作

1.核实采购计划。采购计划是根据生产需求计划来编制的，及时准确地采购到所需物资，才能更好地为生产服务，因此，在采购物资询价之前首先要对采购计划进行核实。在核实采购计划时应该注意以下几点：采购计划必须是书面的且经过主管部门及领导审批；采购计划必须要有明确的内容，例如，物资名称、规格型号、采购数量、质量标准、交货期限等必要信息；非标定制产品或技术较为复杂的产品，采购计划必须附带加工图纸或技术协议等附件。

2.市场信息收集。核实采购计划后，对于拟采购物资的市场信息应进行调查收集，以便于制定下一步供应商的初步筛选及询价策略。确定市场供应类型，要弄清拟采购物资市场类型是垄断性市场还是竞争型市场？如是垄断性市场是独家垄断？还是少数寡头垄断？如是竞争型市场，竞争是否充分？根据不同的市场供应类型，制定不同的采购策略，如竞争型市场，竞争充分则选商范围广，可以通过市场公开招标采购，充分发挥市场竞争作用来降低物资采购价格。了解市场发展水平，拟采购产品属于新型研发产品还是技术成熟型产品或者是淘汰落后产品。一般来说，新型研发产品市场属于成长期，供应商数量较少，供应商前期产品研发投入较高，因此初期市场定价较高，而技术成熟和淘汰落后型市场，市场产品供应充裕，市场竞争激烈，属买方市场，采购定价时有利于采购方。

3.潜在供应商的选择。了解市场情况后，可根据已掌握的信息，从众多供应商中初步选择拟合作的潜在供应商，筛选时可参考以下几点：从企业已有的供应商资源库中进行选择；从已有过采购记录且信誉优良的供应商中进行选择；从处于行业领先地位的知名供应商中进行选择。

除了上述几点外，还需注意在采购订单数量金额较大时，应考察拟合作的供应商是否具备相应的规模，是否有能力按期交付订单。

四、市场询价

1.询价方式。在完成了潜在供应商筛选后，可以展开市场询价工作。市场询价的方式有以下几种：采购人员通过电话或当面说明的方式向供应商询问报价既口头询价，注意询问时需明确说明拟采购物资的名称、规格、数量、交货期限、交货地点、付款方式等。此种询价方式因为可能发生沟通上的误解且口说无凭，一旦实际采购中发生差异容易产生纠纷，所以是一种非正式询价方式，但是可以作为一种初步了解市场行情的方式；采购人员通过e-mail邮件或即时通讯软件向拟询价供应商的业务人员发送询价单，对方通过同样的方式进行报价回复。网络询价的方式具有快捷、便利的特点，但前提是要准确获得对方的联系方式，否则可能造成邮件丢失、错误投送等情况，不但耽误了询价工作，还容易造成企业采购信息泄露。鉴于前述两种询价方式在操作上存在的弊端，采购人员在实际市场询价时多以书面询价单的形式向供应商通过传真等方式发送书面询价，而供应商收到询价单后按照要求在规定的期限内以报价单的形式对询价做正式的书面回复。此种方式较为正式，供应商的书面报价单也常被作为日后双方达成采购交易的重要依据。

市场询价是采购人员了解市场供需情况的一个重要环节，也是准确掌握市场信息最直接、最有效的方式，对于市场询价信息的收集、整理和分析是开展下一步采购工作的基础。

2.报价单处理。通常情况下采购人员通过初选供应商，发出询价单进行市场询价，供应商在规定的时间内以报价单的形式进行回复。采购人员需要对供应商报价单内容进行审核、分析。

审核报价单，审核报价单中物资名称、规格型号、数量、单位、单价、交货期等信息是否完整以及与询价单内容是否一致；报价单中产品质量标准是否满足采购要求；报价单中的价格类型是否标明；报价有效期是否注明；付款条件是否能够满足；交货方式及运输方式；有无其他附加条款；如订单达到一定数量可以享受折扣或者达到一定数量供应商才接受订货等。

比价分析，采购人员通过对供应商报价单的比价分析，可以为后期制定采购底价提供参考。在进行比价分析时应注意以下几个方面：（1）剔除无效报价，所谓无效报价就是指无法满足采购要求的或者不符合规定的报价：如交货期无法满足生产要求；付款条件无法满足；有效报价期限内无法完成采购；报价超过截止日期等情况；（2）统一报价单位，如某润滑油品报价，供应商报价单位有“元/桶”和“元/千克”，应该按照包装规格先换算为统一单位后再进行比较；（3）含税价与不含税价之间的换算，在遇到供应商报价类型不统一时，应根据换算公式进行统一之后再进行比较；（4）统一报价单位及报价类型之后，可以对各家供应商的交货期长短、付款条件、是否承运等条件进行比较，如供应商报价不含运费，进行比较时需考虑价款中的运输成本。

在对供应商报价进行比价分析时要遵循的原则是：必须是在同等或相近条件下进行比较，如有甲、乙两家供应商报价一致，但付款条件不同，甲要求先支付一定比例货款，而乙要求货到验收合格后付款，那么在进行价格比较时，乙的报价条件要优于甲的。

五、估算底价

通过前期的市场信息收集、供应商初选、市场询价之后，采购人员可以估算采购底价。

1.估价注意事项，在估算底价过程中，采购人员需注意以下几点：（1）在估算采购底价的过程中采购人员应提高工作效率避免拖延，在规定的时间内完成工作。周期过长，一方面会耽误企业生产，另一方面有采购计划泄露风险，某些不良供应商有可能在此期间进行“项目攻关”，或者多家供应商串通围标，从而造成企业采购成本上升，严重损害企业利益。（2）采购人员必须严格遵守纪律、防范泄密，自觉加强职业操守，抵制不良诱惑，保守企业秘密。在未达成采购协议之前，严格防范采购底价泄露。

2.如何估算底价，采购底价的估算不是凭借主观印象确定，也不是简单套用历史采购价格，否则既不客观也不合理。那么如何估算采购底价呢？可以参考以下几条：一是采购预算控制，通常企业的采购项目都有专业的部门和人员制定采购预算资金，例如，非安设备购置、项目投资等。在制定采购底价时，一定不能突破采购预算资金上限，采购人员应严格执行采购预算控制，将采购底价控制在预算以内。二是参考历史采购价格，需注意采购物资名称规格与历史采购记录是否一致；需注意影响采购价格的几个主要因素是否发生了变化，如同一物资前后两次采购，数量不同，但大批量采购价格较低；历史采购与本次采购之间，时间间隔不宜过长，一般不超过三个月；此方法适合于市场价格波动不太明显、价格变化比较规律的商品，对于市场价格变化波动较大的商品不适宜此方法制定采购底价。三是经验丰富、业务能力强的采购人员可以根据前期市场调研情况制作采购成本分析测算表，通过成本分析测算，可以粗略测算出产品的成本、供应商的合理利润等。当供应商报价远超出其合理利润时，可依据测算结果据理力争、讨价还价，将供应商报价控制在合理范围内，从而降低企业采购成本。经验欠缺的采购人员在无法独立完成成本分析时，可要求供应商报价时附带提供产品报价测算表作为其报价依据，通过对其报价测算表的分析审核，可帮助采购人员完成产品成本分析测算，从而去除报价中掺杂的“水分”，核算出真实合理的采购底价。

最后，采购人员在确定采购价格时，要避免进入一个认识误区：一般来说，人们买东西总是认为越便宜越好，但是对于企业物资采购来说，这样的认识是不对的。采购价格便宜固然重要，但更应看重产品的质量能否满足企业需要，是否降低了企业成本。在实际采购中，供应商如果被迫接受低价，往往会发生消极供货、以次充好、降低售后服务质量等现象。举例来说，某企业采购了一批设备配件，尽管价格便宜，质量却较差，后期设备运行过程中维护、保养频繁，企业的单次采购成本是降下来了，维修保养成本却上去了。单纯地追求低价采购，企业生产的总成本并没有降低反而有可能升高，从长期来看，一方面企业利益受损，得不偿失，另一方面也不利于企业与供应商建立长期合作关系。因此，在满足物资生产需要的前提条件下，合理低价采购才是作为采购人员应该遵循的定价原则。